Эффективное управление мобильным персоналом

Содержание статьи:

• Основной перечень возникающих проблем
• Внедрение сервиса для мобильного персонала
• Специфика контроля со стороны руководителя
• Учет затрат и анализ продуктивности
• Организация управления мобильными сотрудниками
• Бэк-офис
• Управление техниками и водителями
• Управление клиентами
• Обеспечение безопасности мобильных работников
• Преимущества и возможности автоматизации

Мобильные сотрудники решают множество вопросов на выезде, повышая прибыль и статус организации. В качестве таких работников могут выступать эксперты по недвижимости, страховые агенты, курьеры и экспедиторы, геодезисты, монтажники. При этом степень контроля снижается, что может приводить к уменьшению производительности работы. Чтобы эффективно управлять мобильным персоналом, важно внедрять специфические решения.

Специфика работы связана с некоторыми проблемами, которые могут возникать из-за ослабевающего контроля со стороны руководителя. Последний практически всегда находится в офисе, не может проверять работников в каждый момент времени.

Периодически появляются различные проблемные моменты:

• переносы встреч или частые опоздания к клиенту;
  
• нарушение технологии работы, что особенно важно для монтажников или геодезистов;
  
• сложное построение маршрута или неопределенный график приводят к тому, что не получается договориться о встрече;
  
• в процессе оказания услуг пропускаются значимые этапы.

Со временем все эти проблемы приводят к уменьшению количества клиентов, срыву договоренностей. В результате репутация компании сходит на нет, а новому бизнесу сложно развиваться.

Чтобы исправить ситуацию, руководители часто внедряют автоматизированные решения. Специальная программа позволяет контролировать исполнение обязательств. Через специальное приложение на телефоне сотрудник вносит данные об особенностях оказания услуги или выполнения работы.

Управление мобильными специалистами является одним из сложнейших бизнес-процессов. Требуется грамотное и ответственное планирование, внедрение специальных инструментов для повышения эффективности всей команды. После прохождения обучения и выработки привычки на постоянной основе использовать систему автоматизации показатели работы растут.

Специальный сервис становится помощью не только для руководителя, но и специалистов. Инструмент позволяет контролировать запланированные встречи, а также необходимые действия, включая звонки и проверку какой-либо информации.

Системы автоматизации позволяют выполнять стандартные действия:

• планировать и раздавать задания;
  
• получать отчетность о проделанной работе;
  
• осуществлять контроль за передвижениями.

Важный момент! Основные данные о запланированных заказах и требованиях хранятся в мобильном устройстве специалиста. Сервис особенно эффективен для мерчандайзеров, курьеров, выездных инженеров и торговых представителей.

Не так сложно управлять выездной командой, если внедрять надежную систему автоматизации. Здесь можно следить за выполнением заданий, ставить более точные и эффективные цели. Сервис позволяет отслеживать каждый этап работы, видеть поступающие от работников сигналы.

Выполняются основные этапы действий:

1. Контроль за выездными специалистами. Мониторинг расположения сотрудников – основной фактор, который должен учиться при наличии мобильных позиций. В рабочее время не должно быть никаких личных дел или поездок. Руководитель может следить за местом расположения сотрудников благодаря спутнику ГЛОНАСС или GPS. Чтобы не было проблем с законодательством, важно на этапе трудоустройства брать согласие у специалиста на подобные действия.
   
   
2. Планирование задач. Проставляются задания с учетом конкретной квалификации и навыков. Также зачастую принимают во внимание территорию, закрепленную за определенным специалистом. На планирование задач может уходить значительное время. Профильные сервисы специально создаются для того, чтобы оптимизировать подобные процессы. Хорошие программы учитывают короткие маршруты, сложность задач и загруженность сотрудников. Срочная заявка часто перераспределяется на ближайшего свободного специалиста.
   
   
3. Построение коммуникаций. Формируются рабочие статусы, связанные с конкретной командой или отдельными специалистами. Только в этом случае обеспечивается оперативное управление процессами. Поиск свободного специалиста обеспечивается без дополнительных обзвонов. Руководитель видит самостоятельно, кто в текущий момент имеет возможность взять на себя дополнительную задачу. Возможно быстро обмениваться файлами или короткими сообщениями.
   
   

Обратите внимание! Важным требованием становится построение эффективных процессов, своевременное реагирование на возникающие проблемы, с которыми не справится специалист без участия руководителя.

Регулярно важно проводить анализ и подводить итоги работы. Это важный этап, который часто пропускают. В действительности необходимо формировать и просматривать еженедельную статистику, создавать ежемесячную отчетность. Все это способствует контролю исполнения текущего рабочего плана.

Качество поставленных задач определяется благодаря автоматической выгрузке отчетов. Некоторые системы позволяют строить графики, создавать свободное отображение показателей по каждому работнику. На таких схематичных изображениях всегда видно, какие сотрудники наиболее продуктивные, а у кого появляются проблемы с исполнением минимального плана.

Мобильная команда может перемещаться на автомобиле. В этом случае важно отслеживать расход топлива и пробег. Все эти данные формируются в путевых листах. Происходит мониторинг поездок для уточнения средних расходов на эксплуатацию транспортных средств. Делать это придется и в том случае, если машина является собственностью специалиста. Важно покрывать расходы на эксплуатацию транспорта, затраты на топливо.

Данные можно проверять на компьютере, установленном в офисе. Также доступно отслеживание результатов через специальное мобильное приложение с интуитивно понятным управлением.

Управление любым персоналом является полезным процессом, который удачно сказывается на показатели продуктивности. В случае с мобильными работниками это выходит на первый план, ведь руководитель практически не может отслеживать действия работников.

Система автоматизации позволяет правильно взаимодействовать со специалистами из разных сфер:

• бэк-офис;
  
• водители или техники;
  
• клиенты.
  
  

Обеспечивается отдельный подход к каждому виду работников. Это позволяет быстрее решать возникающие задачи и проблемы.

Важно не только планировать, но и правильно распределять рабочие задачи между сотрудниками. Нельзя загрузить одного специалиста, и при этом снижать нагрузку другому первый может быстрее уставать, а по итогу найти более спокойное рабочее места. У второго же работника из-за низкой загруженности может снижаться оплата труда, что также не нравится при условии полноценного трудоустройства.

Сотрудники бэк-офиса решают определенные задачи:

• проводят закупки;
  
• составляют договоры и соглашения;
  
• оформляют сотрудников;
  
• составляют отчетность;
  занимаются проведением финансовых операций и начислением заработных плат.
  
  

Именно эти специалисты могут контролировать вопросы, связанные с мобильными сотрудниками. Обеспечивается поддержка документальным оформлением и консультациями. У мобильного работника всегда остается возможность уточнить моменты с оплатой или сменой графиком работы.

Это наиболее часто встречающие сотрудники, которые работают в качестве мобильных специалистов. Обеспечивается использование специального приложения, которое позволяет брать новые заказы или задавать возникающие вопросы руководителю. Предусмотрена простая связь с руководителем или диспетчером, обмен данными в электронном виде.

В таком случае значительно снижается вероятность ошибок. Обеспечивается лучшее построение маршрута в районе преимущественной работы. Обычно в качестве такой выступает место проживания.

Удовлетворенность клиентов постоянно растет, ведь можно решать проблемы не только через мобильных сотрудников, но и при помощи диспетчера. Обеспечивается проверка статуса, места расположения заказа. Всегда можно уточнить, когда у заказчика будет конкретный специалист.

Также специалист службы поддержки уточняет переносы заказов, если изменились обстоятельства у конкретных клиентов. Также возможно оперативное реагирование в чрезвычайных ситуациях, а также при появлении дополнительных пожеланий.

Некоторым выездным сотрудникам приходится в постоянном режиме находится вне офисной среды. Поэтому важным требованием становится обеспечение информационной, а также физической безопасности. Стоит обеспечить сотрудника правильными инструментами, включая транспорт, связь, подходящую одежду, средства индивидуальной защиты. Точный выбор зависит от специальности и квалификации.

Используется в обязательном порядке GPS-мониторинг. Предоставляется удобный и интуитивно понятный для использования трекер. Ношение при этом требуется только в рабочее время. Данные передаются хорошо, ведь система GPS-мониторинга работает на достаточно хорошем уровне.

Защита от обвинений и жалоб со стороны клиентов является также важной. При этом реальные претензии всегда разбираются. Важно понять, кто прав в конкретной ситуации. Можно легко прокладывать маршрут и отслеживать его. Сотрудник постоянно отсчитывается, прикладывает фотографии и отчеты о выполнении каждого этапа работы. Поэтому всегда можно исключить неправомерные жалобы. В некоторых случаях определенные действия можно проверять с точностью до каждой минуты.

Все больше коммерческих компаний внедряет автоматизированные системы для контроля специалистов с использованием мобильного приложения для мобильных сотрудников. Согласно статистике последнего года, около 87% организаций заметили улучшение планирования, 94% отмечают лучшее взаимодействие с техническими специалистами, а 61% автопарков улучшает управление в сфере выездного обслуживания.

Так, если компания не внедряет системы автоматизации, она уже сейчас начинает отставать по сравнению с конкурентами. Растут затраты и уменьшаются прибыли, ведь приходится держать большой штат логистов и контролирующих специалистов. Инвестиции в технологии способствуют улучшению конкурентных преимуществ.

Внедрение автоматизации и контроля способствует следующим возможностям при взаимодействии с мобильными сотрудниками:

1. Повышение эффективности. Обеспечивается за счет повышения сезонной загрузки конкретных работников. В остальное время задачи могут распределяться более равномерно, быстро решаются возникающие вопросы.
   
   
2. Слаженное взаимодействие. Любые вопросы и проблемы сотрудников решаются в оперативном режиме. Всегда можно задать вопрос руководителю. Также заказчики могут взаимодействовать с офисом, если возникают какие-либо сложности в работе.
   
   
3. Отслеживание онлайн. Обеспечивается благодаря настройке KPIля каждого работника. Обеспечивается запуск постоянного улучшения, что способствует повышению качества обслуживания клиентов, предоставление товаров в оптимальном состоянии.
   
   
4. Самостоятельность и мотивация. Мобильные специалисты получают необходимые инструменты и материалы для полноценной работы. Возможна работа с оформлением в штат, в качестве самозанятого или подрядчика.
   
   

Таким образом, внедрение автоматизированной системы становится одним из лучших решений для контроля за мобильными сотрудниками. Подобный подход приводит к тому, что повышаются результаты работы при осуществлении должностных обязательств «в полях». Также проводится тщательный контроль за показателями целых сотрудников, а также отдельных специалистов.