Как программное обеспечение для управления сотрудниками помогает повысить продуктивность на рабочем месте

Содержание статьи:

• Возможности автоматического определения оптимального маршрута
• Интуитивный интерфейс и функционал приложений для упрощения построения оптимальных маршрутов курьеров
• Интеграция с внешними сервисами и базами данных

Многие сферы бизнеса используют в работе труд мобильных работников. Это касается привлечения агентов по недвижимости и риэлторов, геодезистов, страховых агентов, монтажников и других выездных сотрудников. Чтобы повысить эффективность работы и избежать случаев нецелевого расходования времени, важно внедрять специализированное программное обеспечение.

Внедрение позиций мобильных сотрудников в компаниях призвано улучшить показатели работы, повысить качество сервиса. Но случаются типичные проблемы, которые могут снижать результативности. Среди основных жалоб руководителей можно выделить:

• перенос срока визита или опоздание к клиенту;
• ожидание специалиста со стороны клиента;
• проблема не решается вообще или срок исполнения переносится на другой день.

Все это негативно сказывается на процессе взаимодействия с клиентами. Проблемы не решаются, а доверие падает даже со стороны постоянных и ранее лояльных заказчиков. Важно внедрять специальные инструменты контроля и оптимизации, чтобы не допустить подобной ситуации.

Аналитика проводится по нескольким важным критериям:

• Количество заявок от клиентов, решаемых с первого раза. Это основной способ оценки клиентской удовлетворенности в рамках выездных услуг. Если проблема с первого раза не решается, увеличивается риск ухода клиента в другую компанию. Проблемы могут быть связаны с неправильной диагностикой, отсутствием инструментов, оборудования или расходных средств.
• Пунктуальность. Опоздания негативно сказываются, особенно если у клиента нет времени ожидать сотрудника на месте. Часто это приводит к срыву работы или заявки в целом. Чтобы избежать подобных последствий, проверяют, какие сотруднику систематически опаздывают.
• Оплачиваемое время. Нужно следить за распорядком каждого сотрудника. Высокая утилизация рабочего времени не значит, что результативность компании в целом растет. Дополнительно учитывается показатель емкости маршрута, сколько задач решается за отведенное время рабочей смены. Возможно, проблема появляется из-за нерационального распределения заявок со стороны менеджера, а не конкретного специалиста.
• Увеличение продаж. Принимают во внимание, какие сотрудники работают более эффективно и приносит большую выручку. Кроме того, некоторые работники выполняют больше заявок. Важно выявить, какие действия они реализуют, и чего не хватает остальным специалистам.
• Факты сверхурочной работы. Некоторые специалисты могут работать больше, чтобы выполнить обещание клиенту, если не укладываются в отведенное время. Важно выявить, дают ли специалисту мало времени на решение сложных проблем или нарушение исходит с его стороны.

Анализ эффективности проводится регулярно, что позволяет проставлять оценки, определять нарушения или случайности в работе специалистов. Только при детальной проработке каждой проблемы обеспечивается устранение негативных факторов, повышается результативность работы.

Мониторинг за выполнением задач и грамотным распределением рабочего времени является важным требованием для компаний, которые привлекают большое количество мобильных специалистов.

При использовании грамотного контроля обеспечиваются следующие преимущества:

• исключается решение личных проблем за счет рабочего времени;
• упрощается процесс решения рабочих задач;
• автоматизация отчетности;
• оптимизация существующих бизнес-процессов;
• контроль качества обслуживания клиентов.

Владелец компании или руководитель подразделения может отслеживать местоположения специалиста, включая время прибытия и убытия, пребывания на объекте. Но, так как слежка в России не является законной, важно при трудоустройстве получить такое право у каждого сотрудника в письменной форме.

Если отказаться от контроля выездных специалистов можно столкнуться с большим количеством негативных моментов. Постоянно снижаются результаты работы, увеличивается время решения каждой проблемы. Дополнительно увеличиваются расходы на персонал, ведь приходится привлекать больше сотрудников.

Основным методом контроля может быть менеджер задач или Tack-трекинг. Способ позволяет распределять задачи между отдельными специалистами и рабочими группами. При этом эффективность наблюдается даже там, где не требуется выездная работа.

GPS-трекинг отслеживает расположение сотрудников в каждый момент времени. При перемещении на грузовом транспорте дополнительно используется установка тахографа. Программа работает согласно расписанию или графика работы. Контроль происходит на протяжении всего рабочего времени, но не допускается отслеживание персонала в выходные дни.

Качественные системы позволяют оптимизировать рабочего времени персонала. Программное обеспечение позволяет решать большой объем задач, включая:

• прием платежей через специальные кассовые модули;
• заказы добавляются в файлы с подтверждением (фотографии, видеосъемка, роспись клиента на экране мобильного устройства);
• контакт с клиентом в процессе использования приложения или звонок от непосредственного руководителя;
• отслеживание графика работы в конкретный день с учетом перечня работ, количества выполняемых заявок;
• обеспечение постоянной связи с офисными работниками или менеджерами посредством чата, видео- или аудио-звонка;
• контроль качества на основе чек-листа, который включает наиболее важные задачи по конкретной заявке.

Таким образом, автоматизированные системы контроля за мобильными сотрудниками значительно повышают продуктивность на рабочих местах. Система своевременно сигнализирует о происходящих проблемах и путях их решения. Улучшаются показатели затрат рабочего времени, внедряется надежный мониторинг рабочих задач.