Как организовать контроль работы курьеров: ключевые аспекты и методы

Главный показатель эффективности работы курьерской службы – скорость доставки грузов заказчику. Кроме своевременного прибытия товаров по адресу назначения, современные курьерские службы должны позаботиться о том, чтобы предложить клиентам наиболее выгодные тарифы и гарантировать безопасность грузов на пути следования. Чтобы оптимизировать работу службы доставки и добиться максимальной эффективности, потребуется профессиональный контроль работы курьеров.

В сфере организации курьерской доставки используются два основных метода контроля эффективности: отслеживание и распределение заказов менеджером вручную и привлечение специального программного обеспечения. Если у вас большой штат менеджеров, вы можете организовать прием заявок на доставку по телефону. Далее сотрудникам диспетчерского отдела необходимо разработать графики для каждого водителя, составить маршруты передвижения и назначить заказы разным курьерам. Отслеживание эффективности также происходит в ручном режиме.

Использование традиционных методов контроля работы курьеров связано с большими затратами времени и возможными ошибками в планировании, что на практике оборачивается в задержки доставки, повышение стоимости услуг транспортировки и увеличенном расходе топлива из-за неправильного планирования маршрутов. Ручной контроль работы сотрудников службы доставки обычно практикуют компании, которые только начинают заниматься транспортировкой грузов и имеют ограниченный штат курьеров.

Справиться с контролем доставки вручную можно только в том случае, если ежедневно выполняется два-три заказа и штат сотрудников службы ограничивается 3-4 курьерами. Крупным интернет-магазинам и службам доставки целесообразнее отказаться от ручного распределения и контроля заказов. Даже если вы находитесь на начальном этапе развития своей курьерской службы, гораздо выгоднее сразу купить доступ к лицензированному программному обеспечению. В этом случае вы сразу начинаете работать с максимальной эффективностью, экономите на затратах топлива и за счет сокращения штата менеджеров можете предложить клиентам оптимальные тарифы.

Руководство служб доставки может использовать отдельные элементы автоматизации в виде самостоятельных приложений, предназначенных для ведения финансовой отчетности, общения с водителями, распределения заказов, навигации на местности. Более целесообразным будет комплексный контроль работы курьеров. Данный метод предусматривает использование программного обеспечения, которое полностью ориентировано на работу со службами доставки. вы устанавливаете базовую систему автоматизации, после чего добавляете дополнительные приложения для водителей и надстройки для диспетчеров. Использование автоматизированной системы при управлении работой курьерской службой позволяет:

• Эффективно распоряжаться рабочим временем сотрудников. Система в режиме реального времени оценивает все важные параметры, после чего распределяет заказы между курьерами таким образом, чтобы водители успевали добраться до точки назначения;
  
  
• Выбирать короткие маршруты. Программа оценивает состояние дорожного полотна, отслеживает наличие пробок и аварий, после чего составляет оптимальный маршрут. Водители с достаточным опытом работы в службе доставки могут использовать карту в ручном режиме или запустить режим навигации;
  
  
• Сокращать затраты топлива при движении. Благодаря построению коротких и безопасных маршрутов существенно снижается затрата топлива, поэтому общая стоимость услуг доставки будет снижаться;
  
  
• Избежать задержек. Водитель сразу видит дорожный трафик и может спрогнозировать вероятность опоздания. Система автоматически предупредит водителя и диспетчера о возможной задержке;
  
  
• Предложить минимальные тарифы. Сокращение штата диспетчеров позволяет сэкономить на оплате труда, а выбор коротких путей помогает снизить затраты на покупку топлива. В результате в течение дня курьеры могут выполнить больше заказов с небольшой себестоимостью;
  
  

Контролировать общую эффективность компании. В зависимости от версии программного обеспечения, вы можете использовать системы отчетов с фото, подписи клиентов или чат с диспетчером. Быстрая обратная связь поможет оценить, насколько клиенты довольны услугами вашей компании.

Управление работой курьерской службы с помощью программного обеспечения помогает справиться со сложным планированием, систематизацией и контролем качества услуг с минимальными затратами времени и средств. Организация рабочих процессов без элементов автоматизации связана с риском нерационального использования ресурсов компании, в результате чего повышаются затраты на содержание штата диспетчеров и курьеров, закупку топлива и техническое обслуживание транспорта.

Автоматизированный контроль работы курьеров позволит сократить затраты на содержание штата сотрудников и оптимизировать все рабочие процессы, чтобы предложить клиентам минимальные тарифы и повысить качество услуг. Благодаря внедрению элементов автоматизации существенно упрощаются задачи, которые раньше казались невероятно сложными:

1. Оперативный анализ стоимости услуг доставки.
   
   
2. Объединение заказов от разных отправителей для перевозки по единому маршруту.
   
   
3. Отслеживание графиков работы разных курьеров.
   
   
4. Контроль расходов курьерской службы на организацию доставки.
   
   
5. Распределение заказов между исполнителями таким образом, чтобы сотрудники могли быстро и эффективно справиться с предложенным объемом задач.
   
   

За счет автоматизированного контроля над работой сотрудников курьерской службы диспетчер может разрабатывать оптимальные маршруты и составлять эффективные графики движения транспорта. Вам достаточно запустить мобильное приложение и активизировать систему навигации, чтобы отслеживать передвижение курьеров в режиме реального времени. Диспетчер увидит на карте, каким способом передвигается курьер, куда он направляется и оценивает вероятность опоздания.

Основной функционал программного обеспечения для логистов построен вокруг маршрутов и карты. Диспетчер может запустить режим автоматического планирования маршрутов или самостоятельно разрабатывать пути передвижения курьеров по карте. Передвижение может корректироваться с учетом текущего состояния дорог, загруженности трасс, появления пробок и аварийных ситуаций, погодных условий. Также в качестве переменных факторов вы можете добавить время на помещение складов или центров хранения.

Программа для логиста ориентирована на контроль эффективности работы предприятия. По окончанию каждого сеанса доставки или рабочего дня менеджер может отслеживать, насколько правильно были построены маршруты, сколько топлива пришлось потратить на организацию доставки, сколько времени потребовалось для выполнения каждого заказа. Сервис обратной связи с клиентами позволяет оценить, насколько заказчики остались довольны услугами вашей компании.